En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de stocker des dossiers dans un dossier de personnel des employés.Des nouveaux documents de location aux informations sur la paie, il existe une variété de documents (et certaines informations confidentielles) que vous devez stocker en toute sécurité et avoir à portée de main.Alors, que devrait être dans un fichier d'employés?
Que devrait être dans un dossier d'employé?
Garder les documents des employés est un must si vous souhaitez rester organisé, répondre aux exigences légales et prendre des décisions (par exemple, augmenter).Mais légalement, tu ne peux pas regroupertousde vos enregistrements d'employés dans un fichier, même si c'est pour le même employé.Il existe des exigences pour séparer les informations par le fichier personnel.Sans oublier, vous devrez peut-être stocker des enregistrements plus longtemps que d'autres.
Il existe une variété de documents différents que vous devez stocker pour chaque employé.Et selon le type de fichier et s'il est confidentiel, vous devrez peut-être le séparer des autres fichiers.Voici ce que vous devez généralement conserver dans chaque fichier d'employé:
- Fichier principal
- Informations préalables
- Informations personnelles
- Formulaires spécifiques aux entreprises
- Dossiers de performance au travail
- Informations de séparation / résiliation, le cas échéant
- Information confidentielle
- Records de paie
- Informations sur les avantages
- Dossiers médicaux
- Formulaire I-9
- Informations de dépôt direct
Fichier du personnel des employés principaux
Gardez un dossier d'employé pour chaque employé, y compris les employés licenciés.Le fichier principal des employés doitpasContiennent des informations ou des formulaires confidentiels, tels que le numéro de sécurité sociale de l'employé ou le formulaire I-9.Au lieu de cela, ceux-ci vont dans des fichiers séparés (que nous couvrirons plus tard).
Le fichier principal de l'employé doit contenir des informations de base, comme les informations préalables et les formulaires de reconnaissance signés.Jetez un œil à ce que vous devez inclure dans le fichier principal d'un employé ci-dessous.
Informations préalables
Lorsque vous embauchez un employé, il est préférable de stocker certaines informations de pré-location pour chaque travailleur.De cette façon, vous pouvez vous y référer, si nécessaire.Lorsque vous passez par le processus d'entrevue et d'embauche pour un candidat, vous collectez généralement les informations suivantes auprès d'eux:
- Demande d'emploi
- CV
- Interviewer des notes
- Les références
- Lettre de recommandation
Lorsque vous embauchez un employé, gardez les informations ci-dessus en toute sécurité dans le dossier du personnel de l'employé.Conservez également d'autres documents d'embauche (par exemple, la lettre d'offre) et gardez-les séparés des informations de pré-location.Et, gardez à l'esprit que certaines formulaires et informations d'embauche doivent être maintenus confidentiels (par exemple, formulaire I-9).
Informations personnelles
Bien que vous ne deviez pas conserver des informations personnelles, comme le SSN d'un employé, dans un dossier du personnel des employés, vous devez garder des informations personnelles facilement disponibles.
Quelques informations personnelles que vous pouvez stocker dans un fichier personnel des employés comprennent:
- Coordonnées des employés (nom, adresse et numéro de téléphone)
- Détails des contacts d'urgence
Formulaires spécifiques aux entreprises
Selon votre entreprise, vous pouvez demander aux employés de signer certains formulaires de reconnaissance lorsqu'ils commencent à travailler pour vous.Vous devez conserver ces documents signés dans chaque dossier personnel des employés pour la garde.
Voici quelques formulaires de reconnaissance que vous devrez peut-être collecter et stocker:
- Manuel des employés
- Contrats signés ou autres accords
- Changements de politique
Rendement au travail
Une section du dossier de votre employé doit inclure des informations sur leurs performances professionnelles.Pour aider à évaluer les performances de vos employés, conservez les dossiers suivants pour chaque employé:
- Description de l'emploi
- Évaluations et revues de performance
- Records de fréquentation
- Changements et promotions d'emploi
- Informations sur la formation
- Avertissements et / ou autres actions disciplinaires, le cas échéant
Informations de séparation / résiliation
Si vous licenciez un employé ou un employé quitte votre entreprise, assurez-vous de les attendre dans le dossier du personnel du travailleur.Si vous et un employé vous séparez, stockez les informations suivantes dans leur dossier:
- Entretien de sortie
- Informations sur la résiliation (par exemple, raison pour laquelle l'employé est parti ou a été licencié)
- Dernier jour d'emploi
- Lettre de démission des employés, le cas échéant
- Autredocuments de sortie
Information confidentielle
Encore une fois, certains dossiers des employés sont confidentiels et doivent être séparés des dossiers principaux.Au lieu de cela, gardez les enregistrements dans un emplacement séparé et sécurisé.De cette façon, ils n'entreront pas entre de mauvaises mains.
Les enregistrements que vous devez garder confidentiels comprennent:
- Records de paie
- Informations sur les avantages
- Dossiers médicaux
- Formulaire I-9
- Autres dossiers confidentiels divers
Records de paie
Dossiers de paie des employésIncluez tout ce qui a à voir avec le paiement d'un employé.Cela peut inclure:
- Taux de rémunération
- Géré dans les heures supplémentaires
- Salaires supplémentaires, comme la rémunération et les commissions
- Des fiches de paie
- Réserver les formulaires fiscaux (par exemple, formulaire W-4 et Formulaire W-4 d'état)
- Informations sur le remboursement des dépenses
- Augmenter la documentation
- Périodes de paie pour les salaires payés
- Antécédents de paie
- Garnitures de salaire
- Cartes de temps
- Heures travaillées
- Temps libre restant
Étant donné que les dossiers de paie sont pleins d'informations personnelles, gardez-les séparés des autres fichiers des employés.
Informations sur les avantages
Si vous offrezavantages sociauxDans votre entreprise, vous devez stocker les enregistrements dans un fichier confidentiel.Et, vous devez les séparer des autres fichiers (par exemple, les enregistrements de paie).
Si vous offrez des avantages à vos employés, stockez les informations suivantes dans le dossier de chaque employé:
- Informations sur les avantages (par exemple, santé, vision, dentaire, etc.)
- Formulaires d'inscription pour les avantages
- Formulaires de déclinaison pour les avantages
Dossiers médicaux
LeACHERCANS WARCHATS ACT(ADA) exige que les dossiers médicaux des employés restent séparés des autres dossiers des employés.Gardez les dossiers médicaux de chaque employé une partie de leur dossier principal, notamment:
- Loi sur les congés médicaux familiaux (FMLA) Formulaires et demandes
- Slips du médecin
- Examens médicaux
- Feuilles d'absence
- L'indemnisation des travailleursréclamations
- Réclamations d'invalidité
- Demandes d'hébergement
- Résultats des tests de dépistage
- Dossiers de blessures
Formulaire I-9
Formulaire I-9, La vérification de l'admissibilité à l'emploi est un formulaire qui confirme que vos employés sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis.Lorsque vous embauchez un employé, vous collectez ce formulaire avec d'autres nouvelles papiers de location, commeForme W-4.
Les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) vous recommandent de garder les formulaires I-9 séparés du fichier principal et du fichier confidentiel.Stockez tous les formulaires de vos employés I-9 dans un seul fichier afin d'avoir un accès facile à tous dans le cas d'une inspection.
Dossiers confidentiels divers
En plus de maintenir les fichiers ci-dessus séparés des autres documents, vous devrez peut-être stocker de manière confidentielle d'autres dossiers d'employés, tels que:
- Formulaires de dépôt direct et informations bancaires
- La vérification des antécédents
- Dossiers d'enquête
- Égalité des employés sur l'égalité des employés(EEO) Records (par exemple, formulaires d'auto-identification)
Pourquoi devez-vous conserver les dossiers des employés?
Alors, quel est le problème de conserver les dossiers des employés, de toute façon?Eh bien, dans certains cas, il est exigé par la loi.Et dans d'autres cas, il peut être bon d'avoir simplement les informations à portée de main.Jetez un œil à quelques raisons pour lesquelles la conservation des fichiers d'employés bien rangée est si importante.
1. Aide à la prise de décision
Les employeurs doivent prendre des décisions telles que les promotions, les augmentations et les démotions.Le fait d'avoir des dossiers d'employés tels que les revues de performance, les dossiers de temps et de présence, et des informations similaires, ce qui facilite ces décisions.
2. vous maintient conforme aux lois fédérales, étatiques et locales
Vous devez vous conformer à certaines réglementations fédérales, étatiques et locales en tant que propriétaire d'entreprise.Par exemple, l'IRS et la FLSA vous obligent à conserver les informations liées à la paie pendant un temps désigné.
Pour rester conforme aux lois, conservez des informations telles que la retenue d'impôt, les informations sur les salaires et d'autres formulaires connexes à portée de main.
3. Organise vos dossiers
D'une manière générale, vous devez tenir les dossiers des employés pour rester organisés.Vos employés s'inscrivent sur de nombreux formulaires différents pendant le processus d'intégration et ouvrent l'inscription.
Si vous perdez ces dossiers, vous n'avez plus la preuve que vos employés ont reconnu les accords.S'il y a un procès ou un audit IRS, vous pourriez faire face à des sanctions, des amendes et des frais de justice sans preuve de remerciements des employés.
Le stockage des enregistrements des employés aide à garder tous ces documents agréables et organisés, juste au cas où vous en auriez besoin plus tard.
Comment organiser le dossier du personnel des employés
Pour organiser et stocker les enregistrements du personnel des employés, vous pouvez stocker des fichiers papier ou avoir des enregistrements sans papier.Quelle que soit la façon dont vous stockez vos dossiers, assurez-vous qu'ils sont sécurisés (en particulier les enregistrements confidentiels).
Gardez les fichiers papier dans un endroit sûr, comme un classeur verrouillé, et limitez qui a accès aux copies papier.Assurez-vous que chaque employé a son propre fichier afin de ne pas mélanger les enregistrements.Et bien sûr, séparez les principaux fichiers des employés des fichiers confidentiels.
Si vous n'êtes pas un fan de l'idée de stocker des documents papier, vous pouvez plutôt suivre la route sans papier.Gardez les fichiers d'employés sans papier en numérisant et en téléchargeant des documents papier sur un appareil, comme un ordinateur.Si tu utilisesLogiciel RH, vous pourrez peut-être stocker en toute sécurité vos fichiers d'employés dans le cloud et avoir une sauvegarde automatique pour vos fichiers.
Quoi que vous fassiez, assurez-vous d'avoir un moyen de sauvegarder vos fichiers au cas où ils seront endommagés ou perdus (pensez à une inondation ou à votre ordinateur).
Les employés peuvent-ils accéder à leurs propres fichiers?
À un moment donné, vos employés pourraient vouloir accéder à leurs fichiers d'employés.La plupart des États ont des lois spécifiques concernant les droits légaux de l'employé pour accéder à leurs dossiers et faire des copies de documents.
Pour la plupart, les employés sont autorisés à accéder à leurs fichiers s'ils font une demande.Vérifiez le service du travail de votre État pour en savoir plus sur vos exigences et pour des règles spécifiques.
Combien de temps avez-vous besoin pour conserver les fichiers des employés?
Selon la loi, vous devez garder les dossiers des employés pendant un certain temps.La durée peut varier en fonction du type d'enregistrement et des exigences de tenue de dossiers de votre état.Voici combien de temps vous avez généralement besoin de conserver les fichiers des employés:
- Records de pré-location: Un an après avoir embauché quelqu'un est la norme fédérale (y compris les candidats que vous n’engagez pas).De nombreux États vous obligent à conserver la documentation de pré-location pendant au moins trois ans
- Informations sur la vérification des antécédents: Un ans
- Les dossiers de paie (par exemple, les salaires payés): Trois ans
- Cartes de temps et horaires de travail: Deux ans
- Informations liées aux performances: Un an après que l'employé ait quitté l'entreprise
- Dossiers médicaux: Trois ans après que l'employé ait quitté l'entreprise
- Records de prestations: Trois ans après que l'employé ait quitté l'entreprise
- Formulaire I-9: Trois ans après l'embauche d'un employé ou un an après la fin de son emploi, selon lequel est ultérieur
- Documents d'impôt sur l'emploi (par exemple, formulaires W-4): Quatre années
- Dossiers d'accident et de blessure: Cinq ans
- Records de séparation / résiliation: Un ans
Vous pouvez conserver des enregistrements plus longtemps que le temps requis.Après tout, vous ne pouvez jamais être trop prudent.Par exemple, vous devez conserver les dossiers de paie pendant au moins trois ans.Mais vous pouvez les garder encore plus longtemps si vous le souhaitez.
Gardez à l'esprit que certains des délais ci-dessus peuvent être plus longs ou plus courts en fonction des exigences de votre état.Vérifiez auprès de votre état pour plus d'informations sur la durée pour conserver les fichiers des employés.
À la recherche d'un moyen simple et sécurisé de stocker vos fichiers d'employés?PatrioteLogiciel RHcomplément à notre lignepaieest la solution parfaite.Avec les RH de Patriot, vous pouvez conserver tous vos dossiers et documents d'employés en toute sécurité en ligne.Et, avons-nous mentionné qu'il s'intègre à notre logiciel de paie?Essayez les deux gratuitement aujourd'hui!
Cet article a été mis à jour à partir de sa date de publication originale du 25 novembre 2015.
Ceci n'est pas destiné à des conseils juridiques;Pour plus d'informations, veuillezCliquez ici.